שכיר שהופך לעצמאי זוכה להזדמנות למצות את היכולות שלו ולזכות גם בהכנסה כספית גבוהה וגם בסיפוק רב. ישנם כמובן עוד יתרונות לעצמאות - למשל גמישות מרבית מבחינת שעות העבודה ואפשרות לשלב דברים נוספים שחשובים לנו בחיים - אבל ישנה גם אחריות של ממש. בעיקר חשוב מאוד להתנהל על-פי כל הכללים בכל מה שקשור לניהול הספרים ולדיווחים לרשויות המס השונות.
החובה העיקרית של עצמאים היא להנפיק חשבונית עבור כל עסקה שהם מבצעים - כלומר בכל פעם שהם מוכרים מוצר או מספקים שירות ללקוח כזה או אחר.
כשמדובר על מכירת סחורה, והוצאה תעודת משלוח, ניתן להוציא חשבונית עד 14 ימים ממועד המכירה. אם לא הוצאה תעודת משלוח, חשבונית המס חייבת להיות מופקת באופן מידי.
נותני שירותים שמוגדרים כבעלי מקצועות חופשיים יכולים להוציא חשבוניות תוך שבוע מרגע קבלתה של התמורה הכספית לשירות. מי שלא נכלל בקטגוריה הנ"ל חייב להנפיק חשבונית תוך שבועיים מהמועד שבו ניתן השירות, גם אם עדיין לא קיבל את התמורה עבורו.
ישנן שתי שיטות עיקריות לנהל את ספרי החשבונות של עסק של עצמאי, השיטה החד צידית והשיטה הדו צידית.
בשיטה הראשונה מתבצע רישום של ההכנסות וההוצאות. היתרון הוא הפשטות והקלות, ולכן עבור עצמאים שמנהלים עסק קטן זוהי האופציה האופטימלית. החיסרון הבולט של השיטה הוא שלא ניתן לקבל בדרך זו את תמונת המצב המלאה של העסק. כאמור בעסקים קטנים, שבהם ממילא העצמאי נמצא עם היד על הדופק, החיסרון פחות משמעותי.
השיטה השנייה, שנקראת גם הנהלת חשבונות כפולה, כוללת רישום של כל הפעולות הכספיות. בדרך זו ניתן לדעת לא רק מהן ההכנסות וההוצאות, ובהתאם הרווחים, אלא גם כמה כסף חייב כל לקוח, האם העסק נמצא ביתרת חוב אצל ספקים, מהי היתרה בחשבון הבנק ועוד. זוהי שיטה שמחייבת בקיאות חשבונאית. עצמאים שמפעילים עסק עם מחזור שנתי שנמצא מעל לרף שנקבע בחוק נדרשים להשתמש בשיטה זו.
מידע רלוונטי נוסף לכל עצמאי שלוקח על עצמו את הנהלת החשבונות של העסק הוא סוגי המסמכים השונים ומתי משתמשים בכל אחד מהם.
חשבוניות מס מוצאות על-ידי עוסקים מורשים ובהתאם סכום העסקה כולל גם מע"מ. על כל חשבונית כזו, בין אם היא מנייר ובין אם דיגיטלית, חייבים להופיע הפרטים הבאים: שם העסק, כתובתו, מספר הטלפון, מספר העוסק המורשה, מספר סידורי ייחודי של החשבונית עצמה, תאריך העסקה, פרטי הלקוח, תיאור המוצר או השירות, הסכום (בדרך כלל לפני מע"מ ואחרי מע"מ) וחתימה (בכתב או דיגיטלית). ניתן לציין גם את פרטי התשלום אבל לא חובה.
קבלות מוצאות על-ידי עוסקים פטורים, כלומר כאלה שלא מחויבים בתשלום מע"מ וגם לא רשאים לנכות את המע"מ ששילמו על ההוצאות העסקיות.
חשבונית עסקה היא מסמך שמעיד על ההתקשרות העסקית בין העצמאי לבין הלקוח. לא חובה להוציא חשבוניות אלה מבחינת רשויות המס, אבל אפשר להנפיק אותן עוד לפני חשבונית המס, וכך לדחות את הנפקת חשבונית המס עד לאחר קבלת התמורה עבור הסחורה או השירות.
עצמאים במעמד של עוסק מורשה מחויבים לדווח למע"מ אחת לחודש או חודשיים, כפי שהוגדר להם במועד פתיחת התיק. שימו לב - גם אם בתקופת הדיווח לא היו הכנסות, עדיין חובה להגיש דוח (דוח אפס). עוסקים פטורים יצהירו על סך הכנסותיהם לשנה החולפת עד ה-31 בינואר.
