מעבר משרד הוא תהליך מסובך יותר מאשר מעבר דירה, כדאי לא להשאיר דברים לרגע האחרון ולהתחיל בתהליך לפני יום המעבר המיועד, אבל אם נתכנן מראש, ונעשה את הדברים בצורה מסודרת – המעבר יקרה בצורה הכי חלקה ונקיה שאפשר.
קודם כל, הודיעו לעובדים כמה שיותר זמן מראש על המעבר המתוכנן, ערבו אותם במעבר ושתפו אותם בכל פרט שנראה לכם שאפשר לשתף. הדבר יגרום, מצד אחד, לעובדים להעריך את מקום העבודה יותר.
מעבר לכך, אם יש צורך בהכנות מוקדמות, כמו תיוג וסימון של חפצים מסוימים או עריכת רשימות מלאי כלשהן – עדיף לערב את העובדים ככל האפשר בתהליך, גם על מנת לבצע אותו בצורה יעילה וגם על מנת לתת לעובד הרגשה שהוא שותף למעבר.
מעבר משרד הוא זמן מצוין לעשות סדר בציוד, ולמיין החוצה ציוד שאינו בשימוש. אם יש לנו מכונת צילום שאינה בשימוש יותר – זהו זמן נהדר להפטר ממנה (למכור, להציע אותה בעסקת טרייד אין עבור מכונה חדשה או פשוט לזרוק), או למשל מכונת הקפה במטבח, שעושה בעיות כבר תקופה, כדאי לנצל את המעבר לזרוק אותה. בנוסף, אם יש מסמכים שצריכים לעבור אירכוב או לאחסן ציוד יקר ערך שעלול לתפוס הרבה מקום, מעבר הוא הזמן הטוב ביותר לעשות זאת. כל זאת על מנת לעבור עם הציוד ההכרחי בלבד.
ערכו רשימת מצאי של המשרד, בקשו גם מהעובדים, מראש הצוותים ומהמנהלים לערוך רשימות משלהם של כל הציוד במחלקה, של הציוד השייך להם בעמדות העבודה שלהם, ושל הציוד השייך לצוות. רשימות כאלו יסייעו אחר כך לארגן מחדש את כל הציוד במשרד החדש, כמו גם לארגן את הכל בארגזים לקראת המעבר.
ערכו רשימות של כל הפריטים, הציוד, הריהוט ושאר תכולת המשרד ששייכת לחברה. על פי הרשימות הללו תוכלו להתחיל לארוז את המשרד בארגזים, לסמן על כל ארגז את תכולתו ולציין את הסימון ברשימה המתאימה.
מתי הזמן הכי מומלץ לארוז?
כדאי להתחיל לארוז את הציוד במשרד בערך עשרה ימים, עד שבועיים, לפני המעבר. הדבר יאפשר לארגן הכל בצורה טובה ונינוחה, בלי הלחץ של יום המעבר המתקרב, ובכך בעצם לאפשר לנו לארגן הכל בצורה מסודרת ולא לשכוח שום דבר. התחילו במקומות אשר פחות משפיעים על העבודה השוטפת, כמו המחסנים, הארכיב, וכיוצא באלה, והתקדמו לקראת איזורי העבודה עצמם. הדבר גם יעזור לכם לארגן ארגזים נוספים במידת הצורך, או לארגן ארגזים מותאמים במידה ויש לכם ציוד בגודל חריג או ציוד שדורש התייחסות.
