זקוקים לחתימה דיגיטלית על מסמכים בארגון שלכם? כדאי לכם להזמין את המערכת המתקדמת eazydoc המאפשרת לעובדי החברה לחתום על כל מסמך מקוון, בין אם מדובר בטופס 101, טופס ציוד, חתימות חוזרות, חתימה על חוזה עבודה, הסכם סודיות, חתימה על שעות עבודה ועוד ועוד. את החתימה עצמה ניתן לבצע בעזרת עכבר או בהנחת אצבע על מסך מגע. לאחר מכן המסמכים החתומים נשלחים לכל יעד מבוקש ונשמרים במערכת ברמת אבטחה גבוהה ביותר.
קרדיט: FREEPIK
מהותה של חתימה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית הינה אמצעי מתקדם המאפשר לאמת ולאשר זהות של האדם או גורם ששלח את הקובץ ממערכת מחשב אחת למערכת אחרת. מדובר בפריצת דרך משמעותית בעולם האבטחה הדיגיטלית המאפשרת לבחון את שלמות הקובץ, שהגיע ישירות ולא שינויים בדרך, לצד אימות זהותו של החותם על המסמך.
חתימה על כל טופס מבוקש
עם מערכת eazydoc תוכלו להפוך כל טופס למקוון ולחתום עליו בעזרת חתימה דיגיטלית. הלכה למעשה, החתימה הדיגיטלית אפשרית במסמכי PDF ומסמכי וורד, שתוך שניות בודדות הופכים למסמך מקוון שניתן למלא אותו במחשב ולחתום עליו באופן דיגיטלי. הדבר אפשרי בעזרת כל מכשיר, בין אם מחשב אישי, מחשב נייד, טאבלט או סמארטפון.
את החתימה ניתן לבצע על מסמכים כדוגמת טופס 101, חתימות חוזרות על מסמכים שיש לבצע מידי שנה, חתימה על ניהול ציוד, חוזי עבודה, מסמכים לניהול פרויקטים ועובדים, חתימות לקופות גמל ועוד. בסיום מילוי המסמך והחתימה עליו הוא יישלח באופן אוטומטי לקטגוריות אחסון רלוונטיות, כמו מחלקת משאבי אנוש או ההנהלה, ובמידת הצורך גם יבוצע סנכרון מול מערכות נוספות כמו מערכת ניהול שכר.
יתרונות מהותיים לניהול
היכולת של מערכת eazydoc להפוך תוך פחות מעשר שניות כל מסמך למקוון, ולשלחו לכל גורם בארגון לחתימה מהנייד, הופכת את הליכי העבודה המשרדיים בארגון להרבה יותר קצרים, יעילים ובטוחים. רק חשבו על כך שקודם היה צורך בסריקה ובהדפסת המסמך, הבאתו לידי העובד או הגורם הרלוונטי, ולדאוג שהוא יחתום עליו ידנית. לאחר מכן היה צורך להחזיר את המסמך הרלוונטי, לתייק אותו בתיקייה נכונה או לצלמו ולאפסנו במספר תיקיות ומשרדים רלוונטיים. התהליך הזה יצר מערך מסורבל, איטי ולא מדויק עם הרבה בעיות וטעויות, חוסר תיאום בין מחלקות, מסמכים שאבדו או נהרסו, קושי לקבל חתימות ואישורים וכן הלאה .
בימינו, בזכות מערכות ניהול ממוחשבות מתקדמות, המלוות בחתימות דיגיטליות, כל מערך הניהול של ארגונים השתנה באופן מהותי. המערך הפך ליותר מותאם לדרישות העשור השלישי של שנות האלפיים, כשהוא הרבה יותר מהיר, חכם, יעיל, בטוח ומוגן. וטוב שכך.
כך למשל טופס 101 ניתן ל'סבל ישירות לנייד ולצלם דרך הסמארטפון כל מסמך נלווה נדרש , זאת ללא עיכובים וטרדות מיותרות.
