החיים עצמם מלאי שינויים, חלקם מינוריים ואחרים מאוד משמעותיים. הדרך הנכונה והבטוחה לצלוח כל שינוי, הוא ראשית בהכרה שהשינוי בלתי נמנע ושנית בתכנון והסתגלות למצב החדש. כמו החיים כך בארגונים. השינויים המהירים המתרחשים במציאות של היום בעולמות העסקיים והארגוניים, דורשים מההנהלות להיות גמישים ויצירתיים ולפתח ניהול אג'ילי תוך הסתייעות בתכנון השינוי באופן מקצועי.
"עם ההבנה העמוקה שמי שלא שומר על גמישות לא יצליח להתאים עצמו לשינויים והשורה התחתונה העסקית והכלכלית תינזק משמעותית, ארגונים רבים מחפשים היום את חברת הייעוץ הנכונה שתלווה אותם במהלכים כל כך משמעותיים בחברה" אומר לנו זיו גפן.
תחום השינויים בעולם הארגוני אינו חדש, הוא נתפס כחלק מתהליך האבולוציה הטבעית של הארגון, חלק אינטגרלי מתהליך הלמידה וההשתפרות, אך לא תמיד יש הלימה בין התאוריה למעשה. יש גם הבדל משמעותי בין שינויים מאורגנים המתוכננים מראש כחלק מרה-אורגניזציה של החברה ובין שינויים שנכפים בשל מציאות משתנה.
כאמור, שינויים ארגוניים כוללים לא מעט סוגים, שינויים מתוכננים או כפויים, מתואמים או ספונטניים, לשם צמיחה או התייעלות. לכל שינוי האופן הנכון לנהל אותו, כאשר הדבר החשוב ביותר הוא להיות מודע לקיומו ולערך אותו שינוי עשוי לתרום לארגון.
יש לא מעט דוגמאות לשינויים ארגוניים ועסקיים, השקעה זרה בחברה, שינוי בעלות או מבנה ארגוני, מיזוג חברות, שינויים בתוך עסק משפחתי, כניסה לשווקים ו/או תחומים חדשים, פתיחת חברת בת או שלוחה בינ"ל ועוד. חלק מהשינויים צמחו בצורה טבעית ואורגנית באווירה ארגונית נכונה ויציבה הפתוחה לשינויים וחלק נכפו מגבוה או מגורמים חיצוניים. מה שמשותף לכל השינויים האלה, בין אם תוכננו מראש ובין אם הוכתבו בשל נסיבות עסקיות או "כח עליון", מה שמשותף הוא הצורך בהתנהלות נכונה, עקבית ומקצועיות, תוך רתימת כל עובדי הארגון, בכל הדרגים לקבלת השינוי והטמעתו בכלל המערכות, האגפים והצוותים.
דוגמה לשינוי כפוי ובלתי צפוי ניתן לראות בשנת 2020 'שנת הקורונה' שהייתה ללא ספק שנת משבר גלובאלי, היא זעזעה את האנושות כולה והותירה את העולם העסקי והארגוני מוכה וחבול. לרוב הארגונים לקח זמן לצאת מהקיפאון והקבעון המחשבתי ורק מי שהשכיל להבין שעליו לפעול במהירות וביעילות ולהתאים את הפעילות למצב, תוך תכנון שינוי ארגוני מהיר, הצליח להתנהל בתוך המשבר ולצאת ממנו מחוזק.
ניכר כי משבר זה גרם לכל העולם הארגוני זעזוע, מאחר שרבים שימרו את המתודולוגיות הקלאסיות אשר גרסו כי יש לעבוד עם תוכנית עבודה סדורה וחד ערכית, תוכנית המיישמת ומשמרת את מבנה הסילו (Silo), דהיינו עבודה בגישה טריטוריאלית בלי זיקה או סינרגיה בין כלל הזרועות והחטיבות.
עתה, יותר מתמיד, הנהלות ומנהלים בכל העולם מבינים, את דבריו של ניקולו מקיאוולי "הרוצה להיות בר מזל חייב להשתנות עם הזמנים", העולם משתנה ומי שלא ניחן ביכולות של בוורסטיליות, גמישות ומהירות החלטה ימצא עצמו תקוע או חלילה בירידה. אך, למרות ההבנה לא מעט פעמים ניתן לראות כי ישנו פער בין המחשבה לבין המעשה ובפער הזה "גפן יעוץ ניהולי" נכנסים, כך אומר לנו זיו גפן.
אז איך זה מתבצע? מהם השלבים הנדרשים בתכנון השינוי הארגוני?
"אנו מלווים ארגונים והנהלות לזהות מגמות בשוק ובארגון, לבצע תכנון לשינוי ארגוני מותאם ומדויק לתרבות ולצרכים ולהטמיע במעגלים השונים את השינויים הנדרשים, הכל תוך יצירה של שותפות אקטיבית (Active Partnership) בין כל חלקי הארגון" מוסיף ואומר זיו.
תהליך תכנון שינוי ארגוני אינו דבר של מה בכך, הוא טומן בחובו אתגרים לא מעטים. החל משלב קבלת ההחלטה, דרך תכנון השינוי והכנת הארגון על תשתיותיו השונות למהלך. וכמובן שגם הטמעת השינוי דורשת אורך רוח ומשאבים.
השלבים המרכזיים הנדרשים בתכנון השינוי:
חברת גפן ייעוץ ניהולי מביאה עימה לכל פרויקט, ניסיון עשיר במגוון רחב של חברות וארגונים.
לצוותי העבודה יש הצלחות מוכחות בפיתוח וחיזוק של יכולות ניהול ומנהיגות ובליווי הנהלות וארגונים לביסוס מערכת ניהולית אג'ילית, גמישה ויצירתית לתוצאות עסקיות מרשימות.
הטיפ שלנו לסיכום הוא שהנהלות וארגונים אשר מעוניינים להתקדם ולצלוח תקופות קשות ומאתגרות, חשוב שיבינו כי באמצעות תכנון נכון של שינוי ארגוני וליווי מקצועי ניתן להשיג כל יעד ארגוני ועסקי וכמובן להתגבר על מכלול האתגרים שבדרך.
