טיפים לניהול לוח זמנים במשרד

 

טיפים לניהול לוח זמנים במשרדזה בטח נשמע לכם מוכר, אתם נכנסים למשרד מוקדם ככל האפשר עם כל הכוונה לנצח את היום, ואולי גם לצאת בזמן לשם שינוי. אתם מכינים את רשימת המטלות שלכם ומתחילים לעבוד. ואז מגיעים הבלת"מים כמו הבוס שמבקש שליחות דחופה, או מבקר בלתי צפוי הזקוק לתשומת לבכם, או עמית שלכם הזקוק לעזרה. ואז באורח פלא מגיעה השעה שצריך לצאת הביתה ומתברר לכם שלרשימת המטלות שלכם נוספו עוד דברים מעבר לאלו שהיו שם מלכתחילה. אז איך אפשר להתנהל נכון עם הזמן שלכם במשרד, הנה כמה טיפים שאפשר לאמץ.

אל תיתנו לאף אחד לנהל לכם את הזמן

לכאורה, נשמע כמעט בלתי אפשרי, אך למרות הכל מסתבר כי ניתן. איך עושים זאת? ובכן לא משנה על מה אתם עובדים, צרו שגרה. חיסמו זמנים לפעילויות ספציפיות והיצמדו לתוכנית. מומלץ להפוך את לוח השנה שלכם לקבוצה של קוביות, ולהכניס פעילויות לקוביות הללו. מה שלא מתוכנן, אתם לא עושים. אם אתם רוצים זמן פנוי, תכנננו אותו. כמובן שהשגרה שלכם עשויה להשתנות לאורך השנה, אך בכל זמן עדיף להיצמד לתוכנית.

 

אם אתם צריכים לקיים פגישות חיצוניות, כדאי לחשוב על כך ולפנות יומיים וחצי בשבוע לאותן פגישות, ולהשתדל לעמוד בכך שהן תתקיימנה רק באותן זמנים. מומלץ לעשות את אותו הדבר גם עבור פגישות במשרד. בדרך זו אתם מפנים לעצמכם זמן שבו תוכלו לעבוד. עשו את אותו הדבר גם לגבי שיחות או פגישות בזום וקבעו אותן ברצף.

פגישות, פגישות ועוד פגישות

בצעו אופטימיזציה של זמן לסוגי מפגשים שונים. קבעו פגישות של 30 דקות ושיחות של 10 דקות. כך תימנעו משיחות חולין ותפנו ישר לעניין. כשחושבים על זה בתכל"ס. עשר דקות זה למעשה הרבה זמן, אם תתמקדו.

בפעם הראשונה שאתם פוגשים מישהו, השתדלו לבצע שיחה או פגישה בפועל של 30 דקות במשרד, והימנעו מפגישות לקפה או לארוחת צהריים. בהמשך ההיכרות שלכם מומלץ לקבוע פגישה של 45 דקות מחוץ למשרד. אם מדובר בשיחת ייעוץ השתדלו שלא תימשך יותר משיחה של 10 דקות. בחברות רבות מפגש הצוות השבועי נוטה להתארך השתדלו שיהיה בן 30 דקות בלבד. לא משנה מהן הפגישות שאתם מקיימים, מומלץ לקבץ אותן יחדיו בהתאם ללוח הזמנים הספציפי שלכם. אולם אם אתם מרגישים שסוג מסוים של פגישה מחייב יותר זמן או פחות פעלו בהתאם.

פנו זמן לקריאת דוא"ל

חלק נכבד מעבודת המשרד שלכם כולל מן הסתם מענה על דוא"ל. הכמויות שמתקבלות לתיבות הדוא"ל של רובנו הן לעיתים עצומות. ולרוב הלחץ אינו נגרם כתוצאה מהיקף המיילים העצום, אלא מהדרך הכאוטית בה אנו מעבדים אותם, ומהעובדה שמיילים חדשים מגיעים בזמן שאנחנו עונים להודעות קיימות.

 

לכן מומלץ מאוד לתייג את הדוא"ל שלכם. ביחרו מיילים מהירים, כאלו שניתן לטפל בפחות משלושים שניות. דוא"ל זבל פשוט מיחקו במקום. ואילו הודעות דוא"ל חשובות, שצריך לענות עליהן בדחיפות, ולעומתן הודעות דוא"ל פחות חשובות שלא צריך לענות עליהן בדחיפות.

 

למן הרגע שמיינתם את הדוא"ל שלכם פנו זמן כדי לענות לו. פשוט סמנו ביומן שאתם עסוקים כדי שלא תופרעו.  אם אין לכם המון מיילים חדשים, אז תגיעו מהר יותר לחשובים, ותהיו ממוקדים בהם.

זיכרו אינכם יכולים לצפות לביצועים גבוהים מבלי לבטל תחילה את הדברים שמעכבים אתכם.כשמדובר בפריון, המשמעות היא ביטול הסחות דעת. כך תוכלו למזער את ההסחות שמבטלות את זמנכם בכל יום, והשתדלו לתעדף משימות.